Che cos’è il Kanban? È il metodo alla base del sistema produttivo Lean sviluppato in Toyota, che ha però origini antiche e può rivelarsi utilissimo anche per organizzare proprio tempo e il proprio lavoro.
Chi non conosce l’ansia crescente quando le scadenze si avvicinano e i task da chiudere invece di diminuire, misteriosamente aumentano? Forse non siamo abbastanza “multitasking“? Dovremmo riuscire a far più cose contemporaneamente? Assolutamente no, ci serve metodo! Un metodo di sperimentata efficacia lo hanno messo a punto, molto tempo fa, in Giappone.
Che cos’è il Kanban Personale
Come è facile intuire, il Kanban è un termine giapponese, in pochi però ne conoscono il significato. Kanban vuol dire “cartellino” o anche “segnale”, ed è uno dei principi alla base del sistema di produzione industriale che la Toyota mise a punto per snellire i processi ed evitare lo spreco di risorse, tempo ed energia. La storia di questa parola ha un’origine diversa, più remota e meno legata alle esigenze della produzione in serie e su larga scala.
Nei giardini del Palazzo Imperiale di Tokyo, ad esempio, il kanban era il cartellino rilasciato dai custodi per organizzare il flusso dei visitatori ed assicurarsi che il numero delle persone presenti non superasse un certo limite. Il sistema utilizzato era semplicissimo: i nuovi visitatori accedevano solo quando qualcun altro usciva, e a regolare il via vai erano proprio la consegna e la restituzione del kanban: chi lasciava il luogo consegnava il cartellino a chi stava entrando.
Si tratta di un sistema basato sul principio del non sovraffollamento, principio che potrebbe aiutarci moltissimo nella gestione del tempo, delle attività e delle consegne quotidiane.
Come funziona il Kanban Personale
Il primo passo è la visualizzazione, organizza visivamente i task in 3 categorie:
- Da fare
- In corso
- Fatte.
Prendi una lavagna o usa la parete del tuo ufficio, e munisciti di post-it colorati da organizzare nelle tre liste.
L’obiettivo non è solo quello di organizzare le cose da fare in una normale to do list, il principio del kanban è quello di tenere il più libera possibile la “corsia” centrale, quella del lavoro in corso. Applicando questo metodo si riesce innanzitutto a tenere a bada l’ansia: le cose da fare sono tutte lì, visibili e sotto controllo, bisogna solo gestire il flusso, organizzare le priorità, evitare il sovraffollamento.
La regola fondamentale del Kanban è tenere il più libera possibile la colonna dei lavori “in corso”, massimo 1 elemento alla volta.
I primi 4 passi del Kanban Personale
- Traccia sul muro 3 colonne: da fare, in corso, completate.
- Procurati dei post-it e fai l’elenco delle cose da fare. Un’attività “degna” di essere inserita su un post-it è un’attività che per essere svolta richiede dalla mezz’ora all’intera giornata. Attività più piccole possono essere aggregate con altre, attività più impegnative possono essere suddivise internamente.
- Stabilisci un limite alle attività in corso (per iniziare ti consiglio con 1 o 2 attività insieme).
- Pianifica il lavoro ed affrontalo sapendo che l’obiettivo è spostare i post-it dalla colonna del “Da fare” verso destra in quella del “Fatte”, lasciando il più libera possibile la colonna centrale.
Potrai personalizzare la struttura di base per adattarla al tipo di lavoro che svolgi e naturalmente alla tua forma mentis. Potrai aumentare il numero di colonne, potrai utilizzare il Kanban personale fai da te o utilizzare i template preformati da scaricare online, fino alla versione digitale: il Kanban Flow.
L’unico obiettivo è imparare ad utilizzare meglio il tempo che hai a disposizione e gestire lo stress generato dalla perdita di controllo sul lavoro da fare e l’ansia di continuare ad accumulare task invece di riuscire a smaltirli.
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